1. Préparation du manuscrit avant soumission

Les auteurs doivent d’abord s’assurer que leur article correspond bien aux objectifs et aux thèmes couverts par le Bulletin de la SHF. Ces thèmes doivent traiter de la biologie, l’écologie, l’écologie comportementale, l’éthologie, l’évolution, la répartition, la biogéographie, la systématique, et la conservation des reptiles des amphibiens.

Afin de simplifier le processus de révision pour les auteurs, nous distinguons les soumissions initiales et les soumissions révisées. Les soumissions initiales ou révisées doivent être envoyées au format PDF uniquement et respecter les exigences minimales suivantes :

• Fournir une brève lettre d’accompagnement (document PDF).
  À destination des éditeurs, cette lettre doit mentionner en quoi le manuscrit correspond aux objectifs du journal et décrire sa contribution au développement des connaissances en herpétologie. Exceptionnellement, en cas de dépassement du nombre de mots autorisés pour chaque type d’article (cf. section 5.), une justification claire et argumentée devra être incluse.

• Fournir un manuscrit complet (document PDF).
  Le texte doit être rédigé en colonne simple avec un interligne de 1,15, en langue française ou anglaise. La numérotation des lignes en continue ainsi que la numérotation des pages doivent apparaitre. Bien que la structure attendue dépende du type d’article proposé (cf. section 5.), tous doivent contenir (dans l’ordre indiqué) :
  • Une page de titre incluant le titre en français et en anglais, la liste des auteurs, leurs affiliations, le nom de l’auteur de la correspondance et son adresse email ;
  • Une page incluant un résumé, ainsi que des mots-clés, en français et/ou en anglais ;
  • Un corps de texte défini par le type d’article proposé (cf. section 5.) suivi d’une section facultative de remerciements, d’une section de déclaration des contributions des auteurs, le cas échéant d’une section éthique, et d’une section de références bibliographiques ;
  • Un ensemble de figures et de tableaux numérotés, avec leur légende en français et en anglais.

Si ces conditions sont remplies, que le sujet est susceptible d’intéresser les lecteurs du Bulletin de la SHF, le manuscrit pourra alors intégrer le processus de révision (cf. section 3). Si ces conditions ne sont pas remplies, le manuscrit est renvoyé aux auteurs, qui seront invités à soumettre une nouvelle version de leur manuscrit en se conformant aux recommandations décrites. Il est aussi vivement conseillé aux auteurs de consulter un article du même type que leur manuscrit, récemment publié dans le bulletin de la SHF, afin d’avoir connaissance de la forme finale que prendra leur contribution.

Les auteurs dont le français ou l’anglais ne sont pas la langue maternelle peuvent envisager d’utiliser un service d’édition professionnel avant la soumission.

2. Soumission du manuscrit

L’objet du mail devra être constitué de 2 à 3 mots-clés aussi pertinents que possible, en tenant compte du type d’article soumis, et présentés entre crochets (ex : [Lissotriton][reproduction][note] ou [Résumé de thèse][venins]). Éviter des objets trop vagues tels que « soumission d’un article ».

La proposition de deux noms de relecteurs pertinents (ainsi que leurs fonctions et adresses e-mails) pour évaluer votre manuscrit est vivement recommandée. L’éditeur reste cependant en droit de suivre, ou non, vos propositions.

Le titre, les auteurs, le résumé et les mots-clés du manuscrit soumis devront être rappelés à la fin de l’email de soumission. Vous recevrez dans les jours suivants un e-mail de l’un des Coéditeurs en chef accusant réception de votre manuscrit et qu’il est en cours d’évaluation.

Les manuscrits doivent être soumis sur le site dédié : http://manuscriptmanager.net/bshf

3. Processus d’examen du manuscrit

Si l’éditeur en chef juge que votre manuscrit est compatible avec les attentes du Bulletin de la SHF, la revue applique un processus confidentiel d’examen par les pairs en simple aveugle. Les noms des auteurs ne sont pas cachés. Les éditeurs et les rapporteurs doivent traiter les manuscrits de manière confidentielle et ne divulguer aucun détail à quiconque en dehors du processus de révision. Les rapporteurs sont anonymes par défaut, à moins qu’ils ne choisissent de signer leur évaluation. Les commentaires de l’examen par les pairs doivent rester confidentiels même après qu’un manuscrit a reçu une décision finale. Toute correspondance entre un auteur, un éditeur et un rapporteur doit rester confidentielle à moins qu’un consentement explicite n’ait été donné par toutes les parties, y compris la revue, ou à moins qu’il existe des circonstances éthiques ou juridiques exceptionnelles qui exigent que les identités ou les détails de la correspondance soient révélés.

À la suite du processus d’évaluation, quatre décisions peuvent être prises par l’éditeur en chef sur la base des recommandations faites par les éditeurs associés et les rapporteurs et de sa propre lecture du manuscrit :

• Rejet : le manuscrit n’est pas acceptable pour une publication dans la revue et une nouvelle soumission ne sera pas prise en compte.
• Rejet et re-soumission : le manuscrit est rejeté mais avec la possibilité de le soumettre à nouveau, pour un examen approfondi d’une nouvelle version qui aura subi des modifications considérables.
• Révision majeure : le manuscrit est intéressant mais nécessite des modifications majeures et doit subir à nouveau le processus de révision, sans aucune garantie d’acceptation finale.
• Révision mineure : le manuscrit nécessite des modifications mineures qui devront être validées, sans reprendre le processus de révision complet, avant l’acception finale.

À la suite de ce processus de révision et du retour qui lui sera transmis à l’auteur correspondant a donc la possibilité de soumettre à nouveau le manuscrit ou de fournir une version révisée. Il devra apporter les éléments suivants :

• Le nouveau manuscrit contenant les corrections apportées et rendues visibles (surlignées en jaune par exemple).
• Une lettre de réponse contenant une réponse globale à destination de l’éditeur en chef et de l’éditeur associé et les réponses, précises et argumentées point par point, à chacun des commentaires formulés par les rapporteurs.

Exemple de réponses

Editeur associé :
Cet article révisé contient des informations utiles et pourrait contribuer à la documentation supplémentaire nécessaire sur les morsures infligées par cette espèce. Cependant, comme l’a noté le rapporteur n°1, ce manuscrit nécessite une révision minutieuse et approfondie de la grammaire anglaise et une structure de phrase améliorée…
Réponse : Nous avons accepté toutes les corrections fournies. Nous avons également pris en compte l’ensemble des recommandations générales d’homogénéisation du manuscrit, nous avons procédé à un examen approfondi et à la correction de l’ensemble du manuscrit… Veuillez trouver ci-dessous les réponses à chacun des commentaires et corrections soulevés par les rapporteurs.

Rapporteur n°1 :
Commentaire général : Ce manuscrit nécessite encore une révision approfondie pour la langue anglaise ! Voici quelques-unes des erreurs…
Réponse : Nous avons relu et corrigé l’ensemble des erreurs grammaticales commises…

L10-15 : Vous avez utilisé la méthode de Martin et al. (1995) pour tester votre hypothèse H, mais la méthode de Durand et al. (2008), bien plus récente, est connue pour être plus performante.
Réponse : La méthode de Durand et al. est en effet bien plus performante en générale, mais présente des biais très important sur des petits effectifs comme ceux de notre jeu de donnée. C’est la raison pour laquelle nous avons jugé préférable de rester sur la méthode de Martin et al. (cf. Dupont et al 2010). Nous avons ajouté la justification de ce choix dans le Matériel et Méthodes.

L25 :…
Réponse : …

4. Processus de publication du manuscrit accepté

Une fois le manuscrit accepté pour publication, il sera demandé aux auteurs de transmettre l’article au format Word (.doc ou .docx) et l’ensemble des figures de l’article au format image (.jpeg ou .png) avec une résolution minimale de 300 dpi. Ces éléments seront ensuite transmis à l’équipe d’édition qui se chargera de la composition et de la vérification des contenus. L’article mis en page sera ensuite retourné (c’est ce qu’on appelle les épreuves) aux auteurs pour une ultime phase de relecture. Après validation des épreuves par les auteurs, aucune modification (même mineure) ne sera possible. L’article se verra ensuite attribuer un DOI (identificateur d’objet numérique qui permet de référencer et de citer l’article), puis sera mis en ligne, dans un délai d’environ 7 jours ouvrables après l’obtention du DOI, sur le site de la SHF (durée à titre indicatif pouvant être modifiée en fonction de la disponibilité de l’équipe d’édition).

5. Les différents types de manuscrits acceptés